Pendahuluan

Naskah dinas merupakan dokumen resmi yang dibuat oleh instansi sebagai alat komunikasi kedinasan. Naskah dinas yang dikeluarkan oleh instansi dapat berupa surat keputusan, surat tugas, surat keterangan, surat kuasa, nota dinas, dan lain sebagainya. Penggunaan bahasa dalam naskah dinas mengacu pada Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 24 Tahun 2009 tentang Bendera, Bahasa, dan Lambang Negara, serta Lagu Kebangsaan, Pasal 27 yang menyatakan “Bahasa Indonesia wajib digunakan dalam dokumen resmi negara” dan Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 63 Tahun 2019 tentang Penggunaan Bahasa Indonesia. Dengan wajibnya penggunaan bahasa Indonesia tersebut, hal ini menjadi suatu keharusan bagi siapa pun untuk memahami kaidah bahasa Indonesia, khususnya mereka yang bergelut pada bidang administrasi persuratan di instansinya. Kaidah bahasa Indonesia mengatur tentang penggunaan huruf, penulisan kata, penggunaan tanda baca, dan penulisan unsur serapan.

Dalam komunikasi tulis (surat resmi), pengguna bahasa sering melakukan kesalahan, baik dalam penggunaan huruf, penulisan kata, penggunaan tanda baca, maupun penulisan unsur serapan. Hal itu terjadi karena beberapa hal, seperti ketidaktahuan, ketidaksengajaan, dan ketidakcermatan. Pengonsep surat cenderung mengikuti pola dan bahasa surat yang sudah ada, seperti penulisan kata demikian, kerjasama, terimakasih, dan lain sebagainya. Padahal, penulisan kata-kata tersebut keliru. Selain itu, pengonsep surat sering tidak cermat dalam menyusun kalimat, di antaranya:

  • …, maka bersama ini kami sampaikan daftar surat.
  • …, dengan ini kami sampaikan bahwa pada prinsipnya kami menyambut baik kegiatan tersebut.
  • Untuk koordinasi lebih lanjut atas pemakaian aula beserta sarana dan prasarana dapat menghubungi Sdr. Edi.
  • Demikian penyampaian kami, atas perhatiannya di ucapkan terima kasih.
  • Demikian surat keterangan ini kami buat untuk dipergunakan sebagaimana mestinya.

Ketidakcermatan penulisan kalimat pada contoh di atas terjadi secara berulang dan tanpa perbaikan. Kalimat tersebut dianggap tidak tepat karena subjek dan predikat masih ambigu (tidak jelas). Oleh karena itu, penulisan kalimat dalam naskah dinas yang sesuai dengan kaidah bahasa Indonesia perlu untuk dipahami agar dapat meminimalisasi kesalahan.

Struktur Kalimat Bahasa Indonesia

Kalimat merupakan rangkaian kata yang membentuk makna, misal kata kami, mengundang, Saudara jika dirangkai akan menjadi Kami mengundang Saudara. Contoh kalimat tersebut bertipe S+P+O (Subjek+Predikat+Objek) dan bermakna bahwa seseorang diharapkan kehadirannya pada suatu acara tertentu. Dalam membuat kalimat, kita perlu memperhatikan unsur-unsur pembentuk kalimat, yakni Subjek (S), Predikat (P), Objek (O), dan Keterangan (K). Ketidaktahuan atau ketidakcermatan pada unsur-unsur pembentuk kalimat tersebut dapat menyebabkan kesalahan makna. Kalimat dalam bahasa Indonesia memiliki tipe sebagai berikut.

Dalam pembuatan naskah dinas, pengonsep harus memahami struktur kalimat dalam bahasa Indonesia. Berikut ini adalah contoh kesalahan dalam membuat kalimat dan perbaikannya.

  • Untuk koordinasi lebih lanjut atas pemakaian aula beserta sarana dan prasarana dapat menghubungi Sdr Edi.

Pada contoh ini, subjek kalimat tidak diketahui dan tanda baca tidak dituliskan sehingga penulisan itu dianggap tidak sesuai kaidah. Perbaikan untuk contoh tersebut adalah Untuk koordinasi lebih lanjut atas pemakaian aula beserta sarana dan prasarana, Bapak/Ibu dapat menghubungi Sdr. Edi. Kalimat Bapak/Ibu dapat menghubungi Sdr. Edi berfungsi sebagai induk kalimat karena struktur kalimat tampak jelas (Bapak/Ibu (S), dapat menghubungi (P), dan Sdr. Edi (O), sedangkan Untuk koordinasi lebih lanjut atas pemakaian aula beserta sarana dan prasarana berfungsi sebagai anak kalimat. Anak kalimat dapat diletakkan di awal atau di akhir. Apabila diletakkan di awal, anak kalimat harus diberikan tanda baca koma (,). Apabila diletakkan di akhir, anak kalimat tidak perlu diberikan tanda baca koma (,).

  • …, dengan ini kami sampaikan bahwa pada prinsipnya kami menyambut baik kegiatan tersebut.

Pada contoh ini, subjek kami terdistraksi dengan frasa dengan ini. Frasa tersebut sering muncul dalam naskah dinas sehingga subjek pada kalimat menjadi tidak jelas. Perbaikan untuk contoh tersebut adalah kami menyampaikan bahwa pada prinsipnya, kami menyambut baik kegiatan tersebut.

Kalimat pertama berupa kami menyampaikan (tipe S+P), sedangkan kalimat kedua berupa pada prinsipnya, kami menyambut baik kegiatan tersebut (tipe S+P+O).

  • Demikian penyampaian kami, atas perhatiannya di ucapkan terima kasih.

Contoh ini sering ditemui pada bagian penutup surat. Penggunaan kata demikian selalu digunakan untuk menutup komunikasi. Namun, kata demikian tidak memiliki fungsi dalam struktur kalimat sehingga sebaiknya dihilangkan. Perbaikan untuk kalimat tersebut adalah Atas perhatian Saudara, kami mengucapkan terima kasih.

Kalimat kami mengucapkan terima kasih berfungsi sebagai induk kalimat karena struktur kalimat tampak jelas (kami (S), mengucapkan (P), dan terima kasih (Pelengkap), sedangkan Atas perhatian Saudara berfungsi sebagai anak kalimat. Untuk mengakhiri surat, penulisannya dapat dibuat seperti di bawah ini.

Atas perhatian Saudara, kami mengucapkan terima kasih.

– Kami mengucapkan terima kasih atas perhatian Saudara.

Penutup

Pemahaman tentang struktur kalimat dalam bahasa Indonesia sangat penting, khususnya bagi pengonsep surat. Pemahaman yang baik tentu akan berdampak pada baiknya penggunaan bahasa dalam naskah dinas sehingga pembaca akan lebih mudah memahami isi surat. Karena itu, upaya memahami kaidah bahasa Indonesia merupakan upaya yang berkelanjutan dan harus terus diasah. Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) dan Ejaan Yang Disempurnakan (EYD) Edisi V dapat dijadikan sebagai rujukan dalam membuat naskah dinas.

***

Penulis dapat dihubungi melalui:
Ponsel: 081242032763
Pos-el: noormala.spd@gmail.com

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *